La collaboration entre les départements financiers et le contrôle de gestion est essentielle pour optimiser la performance financière, gérer les risques, et aligner la stratégie sur les objectifs opérationnels. Cependant, ces deux entités peuvent parfois avoir des approches et des priorités différentes. Voici plusieurs stratégies pour favoriser une collaboration constructive et tirer parti des compétences complémentaires des deux départements.
1. Aligner les objectifs stratégiques
La première étape pour créer une collaboration efficace est de s’assurer que les objectifs des départements financiers et du contrôle de gestion sont alignés. Même si ces départements ont des rôles spécifiques, ils poursuivent un même but : garantir la solidité financière et la rentabilité de la banque.
Actions :
- Organiser des réunions stratégiques conjointes : Impliquer à la fois les équipes financières et le contrôle de gestion dans les réunions de planification stratégique de la banque. Cela permet de créer un consensus sur les objectifs financiers à long terme.
- Définir des objectifs communs : Fixer des KPI partagés entre les deux départements, tels que la réduction des coûts opérationnels, l’amélioration de la rentabilité des produits ou la gestion optimale des ressources financières. Cela crée un objectif commun autour duquel les deux équipes peuvent collaborer.
Exemple : Fixer un objectif commun de réduction du coefficient d’exploitation en identifiant conjointement les coûts à réduire et en s’accordant sur les priorités à traiter en premier.
2. Encourager la communication et la transparence
Un des freins à une collaboration constructive est souvent le manque de communication entre les équipes. Favoriser une communication fluide et transparente est essentiel pour éliminer les malentendus et améliorer la prise de décision.
Actions :
- Créer des canaux de communication dédiés : Mettre en place des réunions régulières entre les équipes financières et le contrôle de gestion pour discuter des performances, des risques, et des projets stratégiques. Cela peut inclure des réunions mensuelles pour suivre les KPI financiers ou des sessions de travail autour de projets communs.
- Partager les données financières : Le contrôle de gestion et le département financier doivent travailler avec des données partagées. Il est donc important de centraliser l’accès aux informations financières via des systèmes communs (ex. : ERP ou logiciel de Business Intelligence), afin que chaque équipe ait une visibilité en temps réel sur les données critiques.
Exemple : Organiser des réunions hebdomadaires pour passer en revue les résultats financiers du trimestre et identifier ensemble les écarts par rapport au budget. Cela permet d’ajuster les actions avant que les écarts ne deviennent trop importants.
3. Favoriser une culture de collaboration
Le contrôle de gestion et les départements financiers doivent travailler en synergie, en partageant leurs expertises respectives pour mieux atteindre les objectifs de la banque. Cela nécessite de créer une culture de collaboration où les deux départements se considèrent comme des partenaires plutôt que des entités distinctes.
Actions :
- Renforcer l’esprit d’équipe : Organiser des ateliers ou des sessions de team-building pour améliorer la cohésion entre les équipes. Cela peut inclure des séances de formation communes sur les processus de gestion financière et de contrôle de gestion.
- Encourager la co-construction des projets : Impliquer les équipes financières et de contrôle de gestion dès les premières étapes des projets stratégiques. Cela permet de tenir compte des perspectives de chaque département et de garantir que les objectifs opérationnels et financiers sont alignés.
Exemple : Lors de la planification budgétaire annuelle, impliquer le contrôle de gestion dès le départ pour co-construire les prévisions et mieux intégrer les contraintes opérationnelles et financières.
4. Utiliser des outils partagés pour le suivi des performances
L’une des difficultés pour collaborer efficacement réside dans l’utilisation d’outils et de systèmes différents par chaque département. L’utilisation d’outils communs pour le suivi des performances permet d’améliorer la cohérence des analyses et des recommandations.
Actions :
- Mise en place de tableaux de bord communs : Utiliser des outils de Business Intelligence pour créer des tableaux de bord partagés qui affichent à la fois les indicateurs financiers et les KPI suivis par le contrôle de gestion. Cela permet de garantir que tout le monde travaille sur les mêmes données et avec les mêmes objectifs.
- Automatiser la collecte des données : Réduire les erreurs manuelles et gagner du temps en automatisant la collecte de données financières et de performance. Cela facilite le suivi des résultats en temps réel et garantit une meilleure transparence dans l’analyse des performances.
Exemple : Créer un tableau de bord centralisé qui permet à la fois aux équipes financières et au contrôle de gestion de suivre les KPI de rentabilité, comme le rendement des fonds propres (ROE) ou le rendement des actifs (ROA), et d’analyser les écarts par rapport aux prévisions.
5. Renforcer la gestion des risques financiers
Le contrôle de gestion et les départements financiers partagent un objectif commun de gestion des risques. La collaboration entre ces deux départements est essentielle pour identifier et atténuer les risques qui pourraient affecter la rentabilité ou la stabilité de la banque.
Actions :
- Évaluation conjointe des risques : Les équipes doivent travailler ensemble pour identifier les risques financiers et opérationnels, en utilisant des outils comme les Key Risk Indicators (KRI) pour suivre les menaces potentielles. Le contrôle de gestion peut fournir des analyses détaillées sur les tendances des risques, tandis que les équipes financières peuvent ajuster les politiques en conséquence.
- Mise en place de plans d’atténuation : Le contrôle de gestion peut aider à élaborer des plans d’action pour réduire l’impact des risques financiers, en analysant les causes sous-jacentes et en proposant des solutions concrètes, comme l’ajustement des politiques de crédit ou des investissements.
Exemple : Si le contrôle de gestion identifie une augmentation du taux de prêts non performants, il peut collaborer avec les équipes financières pour ajuster les politiques de crédit et réduire l’exposition aux emprunteurs à risque.
6. Faciliter la formation croisée
Un autre levier pour améliorer la collaboration est d’encourager les formations croisées entre les deux départements. Cela permet à chacun de mieux comprendre les missions, les outils et les contraintes de l’autre.
Actions :
- Organiser des sessions de formation inter-départementales : Proposer des sessions de formation où les équipes financières et le contrôle de gestion apprennent les méthodes et outils de l’autre. Cela peut inclure des formations sur la planification budgétaire, la gestion des risques ou l’analyse des coûts.
- Encourager les échanges de compétences : Mettre en place un système de rotation temporaire des équipes pour que les collaborateurs puissent travailler avec leurs homologues du département opposé pendant une période déterminée. Cela permet de mieux comprendre leurs rôles et d’améliorer la communication.
Exemple : Organiser des ateliers où les contrôleurs de gestion enseignent aux financiers comment utiliser les outils de suivi des coûts et de gestion budgétaire, et vice versa pour la gestion des prévisions financières.
7. Suivre et évaluer la collaboration régulièrement
Enfin, il est important de suivre régulièrement la qualité de la collaboration entre les départements financiers et le contrôle de gestion. Cela permet d’évaluer ce qui fonctionne bien, d’identifier les points à améliorer, et d’ajuster les processus si nécessaire.
Actions :
- Mise en place d’indicateurs de collaboration : Utiliser des indicateurs de performance pour suivre la qualité de la collaboration. Par exemple, suivre le nombre de réunions conjointes, le taux de partage des données, ou le délai de réponse aux demandes entre départements.
- Réunions de feedback : Organiser des réunions de feedback régulières pour évaluer les interactions entre les deux départements. Cela permet d’identifier les blocages potentiels et de mettre en place des actions pour les surmonter.
Exemple : Organiser une réunion trimestrielle pour faire un bilan des collaborations entre le contrôle de gestion et les équipes financières, et identifier les projets réussis ainsi que les difficultés rencontrées.
Tableau récapitulatif : Stratégies pour favoriser une collaboration constructive entre les départements financiers et le contrôle de gestion
| Stratégie | Action | Exemple concret |
|---|---|---|
| Aligner les objectifs stratégiques | Fixer des objectifs communs autour des KPI financiers et opérationnels | Réduction conjointe du coefficient d’exploitation |
| Encourager la communication et la transparence | Mettre en place des réunions régulières et partager les données | Réunions mensuelles pour suivre les KPI et ajuster les actions |
| Favoriser une culture de collaboration | Organiser des ateliers et favoriser la co-construction des projets | Co-construction des prévisions budgétaires annuelles |
| Utiliser des outils partagés | Créer des tableaux de bord communs pour suivre les performances | Tableau de bord centralisé avec des KPI financiers et de contrôle de gestion |
| Renforcer la gestion des risques | Travailler ensemble pour évaluer et atténuer les risques | Ajustement des politiques de crédit en fonction des KRI |
| Faciliter la formation croisée | Proposer des formations inter-départementales | Ateliers sur la gestion budgétaire et des prévisions financières |
| Suivre et évaluer la collaboration | Suivre des indicateurs de collaboration et organiser des réunions de feedback | Réunions trimestrielles pour évaluer la collaboration |
En appliquant ces stratégies, les banques peuvent renforcer la collaboration entre les départements financiers et le contrôle de gestion, ce qui améliore la prise de décision, optimise les performances et garantit une meilleure gestion des risques et des ressources.
